Obligația de raportare SAF-T, cunoscută sub denumirea de D406, a venit cu termene diferite de implementare conform acestui criteriu pentru contribuabilii mari, mijlocii și mici din România.

Procesul de digitalizare a administrației fiscale din România este în desfășurare, astfel din 2025 raportarea SAF-T va deveni obligatorie pentru contribuabilii mici. SAF-T reprezintă una dintre cele mai complete raportări pe care firmele din România trebuie să le respecte. Așa că nu este surprinzător faptul că multe companii se confruntă cu dificultăți în implementarea acestui sistem.

Dacă inițial, fișierul SAF-T era obligatoriu doar pentru contribuabilii mari, și contribuabilii mijlocii au fost nevoiți să depună raportarea SAF-T la ANAF din 2023. De anul viitor, contribuabilii mici   vor depune Declarația informativă D406 privind fișierul standard de control fiscal. Declarația se depune lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală aplicabilă pentru TVA. Informațiile care trebuie raportate se referă, printre altele, la date cu privire la furnizori, clienți, facturi de achiziție sau de vânzare, plăți, încasări, produse etc.

Contribuabil mic? Ce e bine de știut despre raportarea SAF-T

Complexitatea acestei raportări este dată atât de necesitatea adaptării sistemelor interne de date (contabil, financiar etc.), de costurile implicate, de deficitul de personal instruit în acest scop, cât și de dificultățile care țin de partea operațională și de corectitudinea datelor existente la nivelul firmei.

Clasificarea contribuabililor în mari, mijlocii și mici s-a stabilit pentru aplicarea corectă a termenelor de implementare a SAF-T. ANAF a publicat pe site-ul său listele pentru contribuabilii mari și mijlocii, iar companiile care nu se regăsesc pe aceste liste sunt automat considerate contribuabili mici.

Astfel, pentru a veni în sprijinul contribuabililor mici, am extras din experiența contribuabililor care au implementat sistemul câteva exemple de provocări operaționale pe care e bine să le ai în vedere ca antreprenor:

●     Informațiile din documentele suport nu sunt întotdeauna corelate cu regulile de validare implementate. De exemplu, se menționează că subsecțiunea privind unitățile de măsură nu trebuie raportată, însă necompletarea secțiunii generează o eroare de validare în momentul depunerii formularului D406.

●     Necorelarea informațiilor din diversele module ale sistemului contabil/ERP-ului. Utilizarea numărului facturii în rapoartele emise de modulul financiar, în timp ce în rapoartele emise de modulul de vânzări este utilizat numărul comenzii sau alt număr generat pentru livrare, face dificilă raportarea, având în vedere că în subsecțiunea privind facturile emise trebuie preluate, din modulul financiar, date privind contul contabil și codul de taxă (TVA, impozit cu reținere la sursă), iar din modulul de vânzări, cantitatea și prețul unitar al produselor vândute.

●     Utilizarea codurilor de taxă pentru impozitul cu reținere la sursă obligatorii în cadrul raportării SAF-T este dificil de automatizat. În practică, în peste 95% dintre cazuri, analiza tranzacțiilor care intră în scopul aplicării impozitului cu reținere la sursă este efectuată manual, în Excel.

SAF-T pentru contribuabili mici - Care este termenul de raportare

Obligația de transmitere a raportării SAF-T către ANAF se va face în funcție de categoria de contribuabil, astfel:

●     Contribuabilii mari încadrați în această categorie la data de 1 ianuarie 2022, care au făcut parte din această categorie și în anul 2021, au avut obligația de depunere a Declarației informative D406 de la data de 1 ianuarie 2022;
●     Contribuabilii mijlocii încadrați în această categorie la data de 31 decembrie 2021 au obligația de depunere a Declarației informative D406 de la data de 1 ianuarie 2023;
●     Contribuabili mici încadrați în această categorie la data de 31 decembrie 2021 au obligația de depunere a Declarației informative D406 de la data de 1 ianuarie 2025.

Conformarea în timp util și implementarea sistemului de raportare SAF-T de către micii contribuabili este crucială pentru evitarea complicațiilor care pot apărea din cauza întârzierilor sau neconformităților. Firmele care se adaptează rapid la cerințele SAF-T vor evita penalitățile impuse de autoritățile fiscale, care pot fi semnificative. Implementarea timpurie permite o mai bună gestionare și organizare a datelor fiscale, ceea ce poate duce la o eficiență operațională crescută.

În concluzie, în ciuda tuturor schimbărilor și a aspectelor care, la o primă vedere, par complicate, raportarea SAF-T va deveni o rutină dacă folosești tehnologia și instrumente ajutătoare. De asemenea, experiența contribuabililor, care au reușit să depună fișierul standard de control fiscal, cu succes, încă de anul trecut, este extrem de relevantă pentru cei care se află în plin proces de implementare a raportării SAF-T.

Echipa NextUp este pregătită să parcurgă acest maraton împreună cu firma ta, utilizând soluțiile tehnice ERP de raportare SAF-T 2024 pentru a păși cu dreptul în noua eră a digitalizării relației cu autoritățile fiscale.