Ca o regulă general valabilă, documentele înregistrate în contabilitatea financiară trebuie arhivate timp de 10 ani. Există, însă, și o excepție în privința ștatelor de plata. Termenul acestora de păstrare este de 50 de ani.

Documente ce trebuie păstrate în arhiva fizică sau electronică timp de 5 ani

- Bonul de restituire, predare sau transfer;

- Bonul de consum;

- Notă de recepție;

- Lista zilnică de necesar;

- Lista de inventariere;

- Chitanțele;

- Borderoul de achiziție;

- Decizia de imputare;

- Notă de creditare sau debitare;

- Decontarea cheltuielilor;

- Ordinul de deplasare.

Obligația de arhivare a documentelor menționate anterior revine companiilor naționale, societăților comerciale, corporatiste, etc.

Arhivare fizică sau arhivare electronică?

Conform normelor, documentele pot fi păstrate atât în format fizic, cât și în format electronic. Decizia aparține fiecărei companii, în funcție de nevoile acestora. Majoritatea firmelor aleg să colaboreze cu firme ce oferă servicii de arhivare documente pentru a economisi timp, spațiu și resurse umane.

Reguli privind arhivarea fizică

Dacă decizia va fi ca toate documentele să fie păstrate în formatul fizic, tradițional, procesul de arhivare trebuie să respecte câteva reguli esențiale:

- Toate documentele trebuie grupate pe categorii, legate și numerotate;

- Gruparea trebuie făcută doar în ordine cronologică;

- Documentele trebuie depozitate într-un spațiu special amenajat care să asigure o protecție sporită împotriva degradării sau a altor factori externi ce pot contribui la distrugerea acestora.

Deși foarte multe companii preferă în continuare tradiționala metodă de arhivare – cea fizică, specialiștii afirmă că opțiunea de arhivare electronică atrage după sine o reducere considerabilă de costuri și eficientizează semnificativ activitatea contribuabililor. Foarte important de menționat este faptul că arhivarea electronică se regăsește în actul normativ, deși foarte mulți antreprenori încă privesc cu scepticism acest tip de arhivare.

Ce se întâmplă dacă nu respecți regulile impuse pentru arhivarea documentelor

Nerespectarea regulilor privind arhivarea documentelor impune sancțiuni în conformitate cu prevederile articolului 336 din Codul de procedură fiscală. În cazul IMM-urilor, amenda este de aproximativ 14.000 lei. În cazul persoanelor fizice, normele în vigoare impun o amendă cuprinsă între 2.000 și 3.000 de lei.

Cu toate acestea, persoanele sancționate pot achita jumătate din suma amenzii primite în 15 zile de la comunicarea contravenției.

Așadar, una dintre cele mai eficiente metode prin care te poți asigura că nu vei fi sancționat din cauza nerespectării regulilor de depozitare și păstrare a documentelor, este să apelezi la o firma de arhivare. În felul acesta, atât tu, cât și documentele firmei tale veți fi în siguranță.