Este o întrebare justă, pentru că indiferent de domeniul în care activează o firmă, aceasta poate înregistra ocazional cheltuieli privind deplasarea personalului.
 
Documentul “decont de cheltuieli deplasări” este obligatoriu, deoarece justifică achizițiile de bunuri sau servicii achitate cu numerar sau card bancar, pe baza unui bon fiscal sau a unei facturi, desigur, pentru a permite înregistrarea acestor tranzacții în contabilitate.
 
Așadar, în continuare, vom trece în revistă ce înseamnă decont de cheltuieli, ce cheltuieli se pot deconta în cazul deplasărilor și cum te poate ajuta un sistem integrat ERP.
 
Ce înseamnă decont de cheltuieli?

Decontul de cheltuieli reprezintă un document important pentru departamentul de contabilitate și se folosește în timpul deplasărilor în interiorul țării sau în străinătate, atunci când se efectuează achiziții de servicii ori bunuri care sunt achitate cu numerar ori card. Achizițiile sunt justificate în baza bonului fiscal, fără a fi necesară eliberarea facturii.
Decontarea cheltuielilor pe firmă presupune plata cu banii firmei și contabilizarea lor în evidența societății sau a PFA-ului. Astfel, poți achiziționa diverse bunuri sau servicii, cu condiția ca acestea să ajute la realizarea obiectului de activitate.
 
Conform Codului fiscal (art. 25), principiul de bază prin care putem departaja cheltuielile deductibile de cele nedeductibile este: „Sunt considerate cheltuieli deductibile, cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice”.
 
Tipuri de cheltuieli care pot fi trecute pe firmă

Pentru a fi în regulă cu cerințele legale în cazul unui control de la ANAF, trebuie să știi că nu orice cheltuială poate fi decontată. Află ce tipuri de cheltuieli sunt deductibile și ce cheltuieli nu sunt permise, dar și ce cheltuieli se pot deconta doar parțial.
 
În funcție de posibilitatea decontării lor, cheltuielile sunt împărțite în:
 
 cheltuieli deductibile (care pot fi trecute pe firmă integral);

- cheltuieli deductibile limitat (care pot fi trecute pe firmă parțial);

- cheltuieli nedeductibile (care NU pot fi trecute pe firmă sau dacă fac parte totuși dintr-o activitate legată de societate dar fiscal nu sunt permise deductibilitatea lor, atunci vor fi impozitate).

Pentru a justifica acele cheltuieli din timpul deplasării, titularul (cel care efectuează deplasarea și primește avansul pentru cheltuielile efectuate pe durata deplasării), realizează decontul într-un singur exemplar, care este ulterior arhivat de către departamentul financiar-contabil.
 
În concluzie, simpla prezentare la contabilitate a unor documente (facturi, chitanţe, bonuri), fără a fi însoţite de alte documente interne ale entităţii prin care să fie justificată efectuarea cheltuielilor în scopul activităţii, nu asigură condiţiile necesare deductibilității.
 

 
Ce cheltuieli se pot deconta în cazul deplasărilor?

Cel mai important lucru este ca decontul de cheltuieli să urmeze unui scop de business. Angajații care se deplasează în interes de serviciu au dreptul la plata cheltuielilor cu transportul și cazarea, având totodată dreptul la o indemnizație de delegare (diurna), conform Codului Muncii.

În general se pot deconta:
 
      - transportul și cazarea;

- masa;

- indemnizația de deplasare (diurna);

- cheltuielile cu autoturismul – dacă deplasarea se realizează cu autoturismul angajatului/ firmei.

- alte cheltuieli care au legătură cu activitatea (de exemplu, achiziția de consumabile)

Cum întocmești decontul de cheltuieli

Decontul de cheltuieli trebuie să cuprindă următoarele informații:
 
      - denumirea companiei;

- denumirea și numărul formularului;

- data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

- numele și prenumele titularului de avans;

- avansul primit în valută/în valută și în lei;

- sumele decontate;

- diferențele de restituit/de primit;

- semnătura conducătorului unității, a șefului departamentului financiar-contabil, a persoanei responsabile de controlul financiar preventiv, a titularului de avans, precum și a persoanei responsabile de verificarea decontului de cheltuieli.

Avantajele folosirii un sistem ERP pentru evidența sumelor decontate

Există multe detalii de care trebuie să ții cont în ceea ce privește decontul de cheltuieli, de aceea ai nevoie de un sistem flexibil, organizat și intuitiv, în care modificările pot fi implementate rapid. Iată doar trei dintre avantajele de care firma ta beneficiază prin implementarea unui soft ERP:
 
 Eviți amenzile și respecți legislația în vigoare

Dacă înregistrezi o cheltuială nedeductibilă ca fiind deductibilă se va ajunge la o diminuare nejustificată a impozitului pe profit/venit net și a TVA-ului de plată. În cazul unui control ANAF acest tip de neregulă va fi sancționată cu amendă și se vor aplica dobânzi și penalități de întârziere asupra diferențelor respective, pe fiecare zi de întârziere.
 
Legislația se schimbă permanent, iar prevederile nu sunt întotdeauna explicite (uneori, fiind chiar contradictorii). În acest caz, dacă nu ai studii de specialitate sau nu ai un contabil, este aproape imposibil să te descurci singur în acest haos legislativ.
 
Îmbunătățești productivitatea departamentului de contabilitate

Foarte multe firme își doresc creșterea productivității prin centralizarea informațiilor într-o singură viziune holistică și în timp real. Cum poți fi sigur că decontezi corect cheltuielile pe firmă? Având ajutorul unui sistem ERP integrat cu departamentul de contabilitate al afacerii tale. Un astfel de soft asigură un flux neîntrerupt al activității, evidența deconturilor de cheltuieli și procesarea mult mai rapidă a sumelor decontate. Procesul bazat pe hârtii va fi înlocuit astfel cu un program digital. Astfel se vor introduce, inclusiv chitanțele și documentele justificative utilizând un software potrivit pentru afacerea ta.
 
  Câștigi timp și eviți erorile

Pentru a gestiona eficient toate aceste informații, softul ERP te ajută, întotdeauna, să fii informat în legătură cu toate cheltuielile deductibile și sumele care sunt supuse impozitării. Astfel, lucrezi fără erori și te asiguri că toate calculele sunt corecte în orice moment.
 
Softul NextUp ERPeste soluția ideală pentru compania ta pentru a gestiona corect decontul de cheltuieli. Beneficiezi de o evidență clară a cheltuielilor pentru deplasări, declarațiile fiscale sunt actualizate la timp și ai întotdeauna acces la informațiile importante pentru afacerea ta.